Zwei Produkte von einem Software-Partner. Das eine hält alles fest, was Ihre Mandanten Ihnen mitteilen. Das andere belegt, ob es stimmt. Gemeinsam machen sie aus wochenlangem Abtippen und Nachfassen eine Entscheidung, die Sie mit dem Nachweis vor Augen treffen
Wo beides auseinandergeht, liegen die eigentlichen Befunde
Fragen Sie einen Compliance-Beauftragten in einer Kanzlei, was die Aufnahme eines Firmenmandanten tatsächlich kostet. Kaum etwas davon ist Urteilsvermögen
Es ist das Versenden des Formulars. Das Nachfordern der Unterlagen. Das Nachfassen bei den zwei Direktoren im Ausland. Das Eintippen der Gesellschaft in die Kanzleisoftware. Das erneute Eintippen in ein Compliance-Werkzeug. Das Abgleichen von Namen mit Listen, von Hand, einer nach dem anderen. Das Ermitteln, wem die Gesellschaft über drei Ebenen von Holdings wirklich gehört. Und dann alles noch einmal im nächsten Jahr, für jeden Mandanten, weil die Akte aktuell bleiben muss
Und am Ende fragt eine Aufsicht nicht, ob Sie sorgfältig waren. Sie fragt, ob Sie zeigen können, was Sie geprüft haben, wann, und zu welchem Schluss Sie gekommen sind
Den meisten Kanzleien fehlt es nicht an Sorgfalt. Ihnen fehlt der Nachweis, dass sie stattgefunden hat
Das Aufnahmeformular, das Ihre Kanzlei gestaltet. Das Mandantenportal, in dem sich die Mitarbeiter Ihres Mandanten anmelden. Der Firmendatensatz mit Direktoren, Gesellschaftern, wirtschaftlich Berechtigten und Sekretär. Umsatz, Länder, Mittelherkunft, Geschäftstätigkeit. Jede Bescheinigung und jeder Pass, den der Mandant hochlädt. Ihre eigene Mandantenbeziehung, Ihre Rechnungen, Ihre Aufgaben, an einem Ort
Zu ixxohub.comJede Partei wird gegen Sanktionslisten und Daten zu politisch exponierten Personen geprüft. Die Beteiligungskette wird bis zu den natürlichen Personen verfolgt, mit exakten Prozentsätzen. Das Risiko wird aus dem Nachweis bewertet, Faktor für Faktor, mit jeder Eingabe festgehalten. Danach laufende Überwachung. Jede Entscheidung versiegelt im Prüfpfad. Die Prüfung negativer Medienberichte folgt mit Version 1.1.0, derzeit in der abschließenden Testphase
DueCheck ÜberblickDie Trennung zählt mehr als jede der beiden Hälften. Hub hält die Angabe fest. DueCheck stellt die Tatsache fest. Weil beide getrennt sind, wird der Unterschied zwischen ihnen sichtbar, und genau dort liegen die eigentlichen Befunde
Diese sechs Schritte beschreiben IXXO Hub und DueCheck im Zusammenspiel. Die Verbindung zwischen beiden ist in Entwicklung, daher trägt dieser Abschnitt die Kennzeichnung Geplant, bis sie live ist. Alles andere auf dieser Seite beschreibt, was jedes Produkt heute leistet
Gegenüberstellung: geplant, mit der IXXO Hub Verbindung
Ihr Mandant kreuzt „keine politisch exponierte Person" an. Die Prüfung findet einen Treffer. Ihr Mandant gibt einen wirtschaftlich Berechtigten an. Die Beteiligungsstruktur deutet auf einen zweiten hin. Ihr Mandant tippt eine Passnummer ein. Das Dokumentenlesegerät liest eine andere vom Pass selbst ab
Jede dieser Abweichungen ist eine Lücke zwischen dem, was jemand gesagt hat, und dem, was tatsächlich so ist, und genau danach sucht eine Aufsicht. Von Hand sind sie kaum zu finden, denn dafür müsste man Angabe und Nachweis nebeneinanderlegen und Feld für Feld vergleichen
Eine Akte, die mit sich selbst übereinstimmt, ist eine gute Akte. Eine Akte, in der die Abweichung gefunden, geprüft und erklärt wurde, ist eine bessere
Möglich ist das nur, weil die Angabe in einem System liegt und der Nachweis in einem anderen festgestellt wird, vom selben Software-Partner, mit beiden verbunden. Einem Compliance-Werkzeug, das die eigenen Worte des Mandanten nie zu sehen bekommt, lässt sich das nicht nachträglich hinzufügen
Diese Tabelle lohnt sich zweimal zu lesen, denn sie hat die Form einer Prüfung
| Was Sie zeigen müssen | Woher es kommt |
|---|---|
| Wer der Mandant ist, und dass Sie es überprüft haben | Die eigene Angabe des Mandanten in Hub, mit angehängten Ausweisdokumenten. Optional überprüft durch Dokumentenlesung, Lebenderkennung und Gesichtsabgleich, sodass der Datensatz festhält, ob eine Maschine den Pass gelesen oder jemand die Nummer eingetippt hat |
| Wem die Gesellschaft letztlich gehört oder wer sie kontrolliert | In Hub angegeben. Von DueCheck unabhängig über die gesamte Struktur bis zu den natürlichen Personen berechnet, mit exakten statt gerundeten Prozentsätzen |
| Dass Sie geprüft haben, und wann | Jede Prüfung wird mit Datum, den verwendeten Listen und der Version jeder Liste festgehalten, sodass sich die Antwort reproduzieren lässt, statt nur behauptet zu werden |
| Wie Sie zu Ihrer Risikoeinstufung gekommen sind | Faktor für Faktor bewertet, mit jeder Eingabe gespeichert, sodass sich eine vor zwei Jahren getroffene Bewertung heute neu herleiten und erklären lässt |
| Dass Sie nach der Annahme weiter beobachtet haben | Laufende Überwachung gegen jede beobachtete Liste, mit Hinweisen, wenn sich bei einem angenommenen Mandanten etwas ändert |
| Dass die Akte aktuell ist | Mandanten aktualisieren ihre eigenen Angaben über das Portal, und ein Buchhalter genehmigt die Änderung. Geplant Danach laufen die Prüfungen erneut für das, was sich geändert hat |
| Dass nichts nachträglich stillschweigend geändert wurde | Jeder Eintrag trägt den Fingerabdruck des vorherigen. Ändern Sie einen, und keine der folgenden Zeilen stimmt mehr. Jede Nacht geprüft |
Zwei dieser Zeilen können die meisten Kanzleien nicht gut beantworten: ob die Akte aktuell geblieben ist und ob der Datensatz nachweislich unverändert ist. Beides wird erledigt, ohne dass jemand daran denken muss
Anfragen an Mandanten über IXXO Hub: geplant, mit der Verbindung
Die Aufnahme geschieht einmal pro Mandant. Die Überprüfung geschieht jedes Jahr, für jeden Mandanten, solange Sie für ihn tätig sind. Sie ist die größere Last und diejenige, die am häufigsten liegen bleibt
DueCheck weiß, wann eine Überprüfung fällig ist. Hub bittet den Mandanten über das Portal, das er bereits nutzt. Der Mandant bestätigt oder korrigiert seine eigenen Angaben. Ein Buchhalter genehmigt die Änderung. Prüfung, Beteiligungsstruktur und Risikoeinstufung laufen erneut für das, was sich tatsächlich geändert hat
Niemand schreibt eine Erinnerungs-E-Mail. Niemand tippt ein Formular erneut ab. Die Akte bleibt aktuell, weil das der Weg des geringsten Widerstands ist und keine Aufgabe, an die jemand denken muss
Das nimmt Ihnen das Abtippen, das Nachfassen und das erneute Erfassen ab. Die Entscheidung nimmt es Ihnen nicht ab, und das wird es auch nie
Eine benannte Person in Ihrer Kanzlei bewertet den Mandanten und nimmt die Akte an. Die Software schlägt vor, ein Mensch entscheidet, überall in diesen Produkten: Ein automatischer Import schlägt vor und ein Buchhalter genehmigt, künstliche Intelligenz macht Vorschläge und schreibt nie selbst, und wer einen Fall vorbereitet, kann ihn nicht selbst genehmigen
Das ist keine Einschränkung, für die wir uns entschuldigen. Eine Compliance-Akte ohne menschliche Entscheidung ist keine Compliance-Akte, und das weiß eine Aufsicht besser als jeder andere. Was sich ändert: Sie treffen die Entscheidung mit dem Nachweis vor Augen statt mit einem Formular, das jemand ausgefüllt hat
Bringen Sie drei Mandantennamen zu einer dreißigminütigen Vorführung mit. Wir prüfen sie live, verfolgen die Beteiligungsstruktur und zeigen Ihnen die Akte, die eine Aufsicht erhalten würde
Wenn etwas, das wir hier geschrieben haben, an Ihren eigenen Daten nicht standhält, wissen Sie es innerhalb einer halben Stunde. Genau darum geht es